在经营管理中，有各层管理者，大到中高层，小到基层，对于每天的管理工作来说，都要把自己的想法和指示，逐一下发给各下属，希望下属们能够又好又快的完成各项工作指示及任务。然而，在下发传达指示时，经常会遇到各种问题，由于沟通不到位，导致“下属不愿听从”、“下属接到指示时有情绪化”、“下属未能正确理解指示的重点”等等现象，从而影响了当前工作进展不顺畅。今天，我们就从一个“下达指示”的案例来说明管理者应如何掌握正确的解决方策。
 

　　一位主管下达某种指示时，总是注意到两件事：

　　1、说得简明易懂。

　　2、同时，专心观察下属的反应。

　　虽然如此用心，下属做出的事还是常常与主管的原意相去甚远。

　　当主管提醒下属，下属就坚持说：

　　“那次我接到的指示，的确是这样。”

　　就这样在一阵争论后，主管只好重新下令，让下属改变方法去做，虽然，那件工作终究是完成了，但是，上司与下属之间，却难免心有疙瘩，影响了彼此的工作情绪……。

　　这是有关“如何把指示正确传给下属”的问题。正确传达的方法，其要领，我们需要注意以下几点：

　　一、以下属为中心来说。

　　不以主观意识为主，同时，必须抛弃自我中心的观念，完全站在下属的立场设想，考虑到：

　　1、怎样说，下属才会完全了解？

　　2、用怎样的措辞，下属才不会发生误会？

　　3、采用怎样的态度说，下属才会听得进？

　　二、把打算传达的事整理好。

　　我到底想传达什么？把打算传达的事，自问自答之后，整理成有条不紊的内容。

　　三、将内容条列化。

　　打算传达的事，事先若能整理成条列的方式，内容自然而然会成为“要点式”，可以省去很多废话，内容也会变得井然有序。

　　四、讲究说明步骤。

　　先概略说明整体，其次，逐步说明各部分的详尽的内容，*后做归纳。

　　例如：

　　“我现在想对你说明四件事。**……。把前面的说明加以综合就是：**……。怎么样？对这些事你还有什么疑问？……没有的话，一切就拜托你了。”

　　五、先说结论。

　　传达一件事时，应该先说结论，而后才说明理由或是状况，我们经常在传达时，往往反此道而行——先拖拖拉拉地说明理由或者状况，磨了老半天，然后才说出不尽明确的结论，造成“说了等于没说”的局面。

　　这种传达方式，极容易使下属焦急难耐，对说话的内容无法集中注意力。

　　六、边说边确认下属了解的程度。

　　所谓确认，不仅仅是从下属的表情，姿态中判断下属了解的程度，也要偶尔发问。例如问说：

　　“这个部分，你可知道我打算怎么做？”

　　这种质问，可以大大加强下属了解的程度。

　　那么，如何让下属很快清楚明白上司下发的工作，并把该项工作完成的十分顺畅且有效呢？就需要大家注意并掌握以下几个处理方式。

　　1、反省一下你平时是不是按照上述六项方法，把话“正确传达”给下属？

　　2、你在下令之后，一定要告诉下属：

　　“我刚才说的事你都了解吗？

　　请复诵一遍。”

　　3、同时不要下达太多的指示。

　　每次的命令或是指示，项目之多少要适合下属的注意力、理解力。一次只能接受一项命令的人，你可别对他下达三、四项命令。

　　4、明确地传达命令的重点。

　　只说一句：“这件事由你来做吧！好好加油呀。”

　　这种命令方式显得太粗率，你应该说：

　　“这件事你要留意的是：**，注意A的发展情况；第二，对B的效果要立刻提出报告……”

　　5、下达工作指令时，注意不断重申4P：

　　**10022;目的（Purpose）

　　——我们为什么必须这么做？
　　　
　　**10022;前景（Picture ）
　
　　——当我们达到目标时会是什么样子？

　　**10022;计划（Plan）

　　——我们达到目标的每一个步骤。

　　**10022;职责（Part）

　　——你能够做什么和需要做什么？

　　6、多让下属表达意见和提出建议的机会。

　　7、须重复、多次提醒的内容，可用目视管理方法。

　　8、重要事项可用书面告知并让其签名。

　　总之，作为大部门或者小部门的管理者来说，我们都要学会如何把指示正确传给下属，掌握好正确下达工作指示的方法，有利于推进各项工作开展进度，有利于提高下属和部门的工作绩效。